Kohtla-Järve Linnavalitsus pakub tööd SEKRETÄR-ASJAAJAJALE
- Tööle on võimalik asuda koheselt.
Sekretär-asjaajaja peamisteks tööülesanneteks on:
- linnavalitsusse saabunud elektrooniliste ja paberkandjal olevate kirjade või muu dokumentatsiooni vastuvõtmine ja edastamine registreerimiseks;
- väljaminevate kirjade ja muu dokumentatsiooni vormistamine ja kontrollimine enne välja saatmist;
- telefoniside korraldamine: linnavalitsuse telefoniteenindus - üldtelefonile vastamine, linnapeale või majandusteenistuse abilinnapeale kõnede suunamine;
- külaliste vastuvõtmine ja vajadusel teenindamine, ruumi ettevalmistamise ja korrastamise korraldamine kohtumise järgselt, vajadusel nõupidamiste protokollimine;
- teenistujate ettevalmistatud kirjade vastavuse kontroll vorminõuetele, täitmise tähtaegade jälgimine, vajadusel dokumentide vormistamine ja linnapeale allakirjutamiseks edastamine;
- kuulutuste edastamine avaldamiseks kohalikus ajalehes;
- teenistujate tööaja arvestuse pidamine (puhkuse ja töövõimetuslehtede märkimine vormikohases tööajatabelis);
- puhkusekalendri haldamine ja linna veebilehel puhkusel viibivate teenistujate avalikustamine;
- linnavalitsuse teenistujate ja hallatavate asutuste juhtidele koolituse ja lähetuse käskkirjade koostamine, nende lisamine dokumendihaldussüsteemi ja nende suunamine lähetusele/koolitusele minevale teenistujale;
- vajadusel saabuvate ja väljasaadetavate dokumentide registreerimine, linnapeale resolutsiooni andmiseks esitamine ning lähtuvalt linnapea suunamismärkele vastavatele teenistujatele edastamine;
- kirjadele ja teabenõuetele vastamise tähtaegadest kinnipidamise jälgimine ja tähtaegade meeldetuletamine vastavale teenistujale;
- ehitusalaste taotluste registreerimine (ehitusloa-, kasutusloa-, kirjaliku nõusoleku taotlus);
Sobiva kandidaadi eelduseks on:
- Kutse- või kõrgharidus või viimase omandamine;
- eelnev töökogemus kohalikus omavalitsuses;
- arusaamine sekretäritööst ja dokumentide vormistamisest;
- teksti- ja tabeli töötlusprogrammide ning teiste teenistuskohal vajalike arvutiprogrammide ja andmekogude kasutamise oskus (sealhulgas WebDesktop kasutamise oskus);
- eesti keele oskus kõrgtasemel ning vene keele oskus suhtlustasandil.
Pakume
- sõbraliku kollektiivi, arengu- ja eneseteostusvõimalusi, mitmekesist ja vastutusrikast tööd ning puhkust 35 kalendripäeva.
Sekretär-asjaajajana töötamas näeme inimest, kes on tööülesannete täitmisel iseseisev, kohusetundlik, korrektne, loov, algatusvõimeline, kollektiiviga arvestav, tugeva pingetaluvusega ja kiire õppimisvõimega.
Kandideerimiseks palume saata hiljemalt 23. august 2020. a (s.o kandideerimisdokumentide laekumise viimane kuupäev Kohtla-Järve Linnavalitsusse) järgmised dokumendid: CV märksõnaga „Sekretär-asjaajaja", motivatsioonikiri, haridust tõendavate dokumentide koopiad
aadressil: personalijuht Maie Kiik, Kohtla-Järve Linnavalitsus, Keskallee 19, 30395 Kohtla-Järve linn või e-posti aadressil: cv@kjlv.ee
Sobiva kandidaadi väljaselgitamiseks viiakse läbi vestlus kandideerijatele sobival ajal.
Kandideerijatele tagasiside andmine toimub e-posti teel.
Tööle kandideerimisega annate Kohtla-Järve Linnavalitsusele nõusoleku kandideerimisdokumentides või muul viisil Teie poolt meile avaldatud isikuandmete töötlemiseks värbamisprotsessis. Teie andmeid kasutatakse ainult värbamise eesmärgil. Mis hõlmab Teie sobivuse hindamist vakantsele ametikohale.
- Töökohale kandideerimisel töödeldakse kandideerija poolt avaldatud isikuandmeid, et hinnata kandideerija sobivust vastavale töökohale.
- Sobivuse hindamiseks kogutakse kandideerija kohta täiendavat teavet avalikest allikatest. Kandideerijal on õigus saadud teabega tutvuda ja esitada omapoolsed selgitused-vastuväited.
- Eeldatakse, et kandideerimisdokumentides esitatud soovitajatele on kandideerija andnud nõusoleku enda kohta käivatele küsimustele vastamiseks, samuti on kandideerijad nõustunud sellega, et me nende poole teabe saamiseks pöördume.
- Säilitatakse värbamisprotsessi raames saadud dokumente järgmistel eesmärkidel:
- värbamisprotsessis tekkivate võimalike õigusvaidluste lahendamiseks - kuni nõude aegumiseni (1 aasta);
- paremusjärjestuses järgmisele kandidaadile töökohale asumise ettepaneku tegemiseks (150 päeva arvates konkursi võitnud isikule töökohale asumise ettepaneku tegemisest);
- kandideerija nõusolekul tulevikus korraldataval konkursil osalemise ettepaneku tegemiseks.
- Kandideerija andmed on juurdepääsupiiranguga teave, millele kolmandad isikud saavad juurdepääsu ainult seaduses sätestatud juhtudel.
Kontakt
Personalijuht
Maie Kiik
5302 5444
maie.kiik[a]kjlv.ee
Kokkuleppel
kab 117
Personali vanemspetsialist
Julia Kõiv
5885 4000
julia.koiv[a]kjlv.ee
Kokkuleppel
kab 114