• Tööle on võimalik asuda november 2021. a.

Sekretär-asjaajaja peamisteks tööülesanneteks on:

• linnavalitsusse saabunud elektrooniliste ja paberkandjal olevate kirjade või muu dokumentatsiooni vastuvõtmine ja registreerimine;
• väljaminevate kirjade ja muu dokumentatsiooni vormistamine ja kontrollimine enne välja saatmist;
• telefoniside korraldamine: linnavalitsuse telefoniteenindus - üldtelefonile vastamine, linnapeale või majandusteenistuse abilinnapeale kõnede suunamine;
• külaliste vastuvõtt  ja vajadusel teenindamine, ruumi ettevalmistamise ja korrastamise korraldamine kohtumise järgselt, vajadusel nõupidamiste protokollimine;
• teenistujate ettevalmistatud kirjade vastavuse kontroll vorminõuetele, täitmise tähtaegade jälgimine, vajadusel dokumentide vormistamine ja linnapeale allakirjutamiseks edastamine;
• kuulutuste edastamine avaldamiseks kohalikus ajalehes;
• teenistujate tööaja arvestuse (vabade päevade, puhkuse ja haigestumise pidamine vormikohases tööajatabelis;
• puhkusekalendri haldamine ja linna veebilehel puhkusel viibivate teenistujate avalikustamine;
• linnavalitsuse teenistujate ja hallatavate asutuste juhtidele koolituse ja lähetuse käskkirjade koostamine, nende lisamine dokumendihaldussüsteemi ja nende suunamine lähetusele/koolitusele minevale teenistujale;
• saabuvate ja väljasaadetavate dokumentide registreerimine,  linnapeale resolutsiooni andmiseks esitamine ning lähtuvalt linnapea suunamismärkele vastavatele teenistujatele edastamine;
• kirjadele ja teabenõuetele vastamise tähtaegadest kinnipidamise jälgimine ja tähtaegade  meeldetuletamine vastavale teenistujale;
• ehitusalaste taotluste registreerimine (ehitusloa-, kasutusloa-, kirjaliku nõusoleku taotlus);
• arvestuse pidamine lepingute tähtaegade üle;
• kord kuus vastamata ja täitmata dokumentidest nimekirjade koostamine ja teenistuste juhtidele edastamine.
• vahetu juhi ja linnapea poolt antud ühekordseid teenistusalaste ülesannete täitmine.

Sobiva kandidaadi eelduseks on:

• Kutse- või kõrgharidus või viimase omandamine;
• eelnev töökogemus kohalikus omavalitsuses;
• arusaamine sekretäritööst ja dokumentide vormistamisest;
• teksti- ja tabeli töötlusprogrammide ning teiste teenistuskohal vajalike arvutiprogrammide ja andmekogude kasutamise oskus (sealhulgas WebDesktop kasutamise oskus);
• eesti keele oskus kõrgtasemel ning vene keele oskus suhtlustasandil.

Pakume

• sõbraliku kollektiivi, arengu- ja eneseteostusvõimalusi, mitmekesist ja vastutusrikast tööd ning puhkust 35 kalendripäeva.

Sekretär-asjaajajana töötamas näeme inimest,  kes on tööülesannete täitmisel iseseisev, kohusetundlik, korrektne, algatusvõimeline, kollektiiviga arvestav, tugeva pingetaluvusega ja kiire õppimisvõimega.

Kandideerimiseks palume saata hiljemalt  7. november 2021. a (s.o kandideerimisdokumentide laekumise viimane kuupäev Kohtla-Järve Linnavalitsusse) järgmised dokumendid: CV märksõnaga „Sekretär-asjaajaja", haridust tõendavate dokumentide koopiad aadressil: personalijuht Maie Kiik,  Kohtla-Järve Linnavalitsus, Keskallee 19, 30395 Kohtla-Järve linn või e-posti aadressil: cv@kjlv.ee

Sobiva kandidaadi väljaselgitamiseks viiakse läbi vestlus kandideerijatele sobival ajal.

Kandideerijatele tagasiside andmine toimub e-posti teel.

Tööle kandideerimisega annate Kohtla-Järve Linnavalitsusele nõusoleku kandideerimisdokumentides või muul viisil Teie poolt meile avaldatud isikuandmete töötlemiseks värbamisprotsessis. Teie andmeid kasutatakse ainult värbamise eesmärgil. Mis hõlmab Teie sobivuse hindamist vakantsele ametikohale.

• Töökohale kandideerimisel töödeldakse kandideerija poolt avaldatud isikuandmeid, et hinnata kandideerija sobivust vastavale töökohale.
• Sobivuse hindamiseks kogutakse kandideerija kohta täiendavat teavet avalikest allikatest. Kandideerijal on õigus saadud teabega tutvuda ja esitada omapoolsed selgitused-vastuväited.
• Eeldatakse, et kandideerimisdokumentides esitatud soovitajatele on kandideerija andnud nõusoleku enda kohta käivatele küsimustele vastamiseks, samuti on kandideerijad nõustunud sellega, et me nende poole teabe saamiseks pöördume.
• Säilitatakse värbamisprotsessi raames saadud dokumente järgmistel eesmärkidel:
  • värbamisprotsessis tekkivate võimalike õigusvaidluste lahendamiseks - kuni nõude aegumiseni (1 aasta);
  • paremusjärjestuses järgmisele kandidaadile töökohale asumise ettepaneku tegemiseks (150 päeva arvates konkursi võitnud isikule töökohale asumise ettepaneku tegemisest);
  • kandideerija nõusolekul tulevikus korraldataval konkursil osalemise ettepaneku tegemiseks.
• Kandideerija andmed on juurdepääsupiiranguga teave, millele kolmandad isikud saavad juurdepääsu ainult seaduses sätestatud juhtudel.