Kohtla-Järve Linnavalitsus pakub tööd SEKRETÄR-ASJAAJAJALE

Sekretär-asjaajaja peamisteks tööülesanneteks on:

  • linnavalitsusse saabunud elektrooniliste ja paberkandjal olevate kirjade või muu dokumentatsiooni vastuvõtmine ja registreerimine;
  • väljaminevate kirjade ja muu dokumentatsiooni vormistamine ja kontrollimine enne välja saatmist;
  • telefoniside korraldamine: linnavalitsuse telefoniteenindus - üldtelefonile vastamine, linnapeale või majandusteenistuse abilinnapeale kõnede suunamine;
  • külaliste vastuvõtt  ja vajadusel teenindamine, ruumi ettevalmistamise ja korrastamise korraldamine kohtumise järgselt, vajadusel nõupidamiste protokollimine;
  • teenistujate ettevalmistatud kirjade vastavuse kontroll vorminõuetele, täitmise tähtaegade jälgimine, vajadusel dokumentide vormistamine ja linnapeale allakirjutamiseks edastamine;
  • kuulutuste edastamine avaldamiseks kohalikus ajalehes;
  • teenistujate tööaja arvestuse (vabade päevade, puhkuse ja haigestumise pidamine vormikohases tööajatabelis;
  • puhkusekalendri haldamine ja linna veebilehel puhkusel viibivate teenistujate avalikustamine;
  • linnavalitsuse teenistujate ja hallatavate asutuste juhtidele koolituse ja lähetuse käskkirjade koostamine, nende lisamine dokumendihaldussüsteemi ja nende suunamine lähetusele/koolitusele minevale teenistujale;
  • saabuvate ja väljasaadetavate dokumentide registreerimine,  linnapeale resolutsiooni andmiseks esitamine ning lähtuvalt linnapea suunamismärkele vastavatele teenistujatele edastamine;
  • kirjadele ja teabenõuetele vastamise tähtaegadest kinnipidamise jälgimine ja tähtaegade  meeldetuletamine vastavale teenistujale;
  • ehitusalaste taotluste registreerimine (ehitusloa-, kasutusloa-, kirjaliku nõusoleku taotlus);
  • arvestuse pidamine lepingute tähtaegade üle;
  • kord kuus vastamata ja täitmata dokumentidest nimekirjade koostamine ja teenistuste juhtidele edastamine.

Sobiva kandidaadi eelduseks on:

  • Kutse- või kõrgharidus või viimase omandamine;
  • eelnev töökogemus kohalikus omavalitsuses;
  • arusaamine sekretäritööst ja dokumentide vormistamisest;
  • teksti- ja tabeli töötlusprogrammide ning teiste teenistuskohal vajalike arvutiprogrammide ja andmekogude kasutamise oskus (sealhulgas WebDesktop kasutamise oskus);
  • eesti keele oskus kõrgtasemel ning vene keele oskus suhtlustasandil.

Pakume

  • sõbraliku kollektiivi, arengu- ja eneseteostusvõimalusi, mitmekesist ja vastutusrikast tööd ning puhkust 35 kalendripäeva.
  • Tööle on võimalik asuda koheselt.

Sekretär-asjaajajana töötamas näeme inimest,  kes on tööülesannete täitmisel iseseisev, kohusetundlik, korrektne, loov, algatusvõimeline, kollektiiviga arvestav, tugeva pingetaluvusega ja kiire õppimisvõimega.

Kandideerimiseks palume saata hiljemalt  29. septembril 2019. a (s.o kandideerimisdokumentide laekumise viimane kuupäev Kohtla-Järve Linnavalitsusse) järgmised dokumendid: CV märksõnaga „Sekretär-asjaajaja", motivatsioonikiri, haridust tõendavate dokumentide koopiad

aadressil: personalijuht Maie Kiik,  Kohtla-Järve Linnavalitsus, Keskallee 19, 30395 Kohtla-Järve linn või e-posti aadressil: cv@kjlv.ee

Sobiva kandidaadi väljaselgitamiseks viiakse läbi vestlus kandideerijatele sobival ajal.

Kandideerijatele tagasiside andmine toimub e-posti teel.

Tööle kandideerimisega annate Kohtla-Järve Linnavalitsusele nõusoleku kandideerimisdokumentides või muul viisil Teie poolt meile avaldatud isikuandmete töötlemiseks värbamisprotsessis. Teie andmeid kasutatakse ainult värbamise eesmärgil. Mis hõlmab Teie sobivuse hindamist vakantsele ametikohale.

  • Tööle kandideerimisel töödeldakse Teie poolt avaldatud isikuandmeid, et hinnata Teie sobivust vastavale töökohale.
  • Sobivuse hindamiseks kogutakse Teie kohta täiendavat teavet avalikest allikatest. Teil on õigus saadud teabega tutvuda ja esitada omapoolsed selgitused-vastuväited.
  • Eeldatakse, et kandideerimisdokumentides esitatud soovitajatele on kandideerija andnud nõusoleku enda kohta käivatele küsimustele vastamiseks, samuti on soovitajad nõustunud sellega, et me nende poole teabe saamiseks pöördume.
  • Säilitatakse värbamisprotsessi raames saadud dokumente järgmistel eesmärkidel:
    • värbamisprotsessis tekkivate võimalike õigusvaidluste lahendamiseks - kuni nõude aegumiseni (1 aasta);
    • paremusjärjestuses järgmisele kandidaadile ametikohale asumise ettepaneku tegemiseks (150 päeva arvates konkursi võitnud isikule ametikohale asumise ettepaneku tegemisest);
    • kandidaadi nõusolekul tulevikus korraldataval konkursil osalemise ettepaneku tegemiseks.

Kandidaadi andmed on juurdepääsupiiranguga teave, millele kolmandad isikud saavad juurdepääsu ainult seaduses sätestatud juhtudel.


Kontakt


Personalijuht
Maie Kiik
337 8598
maie.kiik[a]kjlv.ee
Kokkuleppel
kab 117

 


Personali vanemspetsialist
Niina Prussakova
337 8527
niina.prussakova[a]kjlv.ee
Kokkuleppel
kab 115